Liderar una reunión no es una tarea fácil. He participado centenares de veces en reuniones de trabajo. Os puedo garantizar que han sido escasas las ocasiones en las que me hayan convocado a una reunión y fuese bien liderada. En casi todos los casos surgen los problemas habituales. Los principales con los que me he encontrado son:
- Muy mala gestión del tiempo
- Divagaciones de sus participantes
- No se concluye nada, ni se establecen compromisos.
Por lo tanto, si quieres saber cómo liderar una reunión, has de proponerte como meta estos 3 objetivos:
1.- Clave número 1 para liderar una reunión: Gestiona muy bien el tiempo de la reunión.
Esto significa:
a) Empieza a la hora en la que la reunión ha sido convocada.
Y no 10 minutos más tarde, o más. Algo que parece tan obvio, y es a la vez tan infrecuente. ¿Cuántas reuniones de trabajo has tenido que hayan comenzado realmente a la hora que tenían establecidas? Pocas, ¿verdad? Siempre hay que esperar por alguien que se ha retrasado. ¡Caramba qué despiste! Siempre hay que encender los ordenadores, buscar bolígrafos para todos, o un poco de agua, prepararse un café…
En muchas empresas ya nadie es puntual a la hora establecida para la reunión porque sabe que nadie va estar allí a esa hora. Así, si una reunión está fijada para las diez, lo habitual empieza a ser que hacia las diez y diez, diez y cuarto, los asistentes se empiecen a dejar ver por la sala de reuniones. Y es el líder el que tiene que ser exigente con su equipo para que respete el comienzo.
b) Gestiona bien el tiempo de cada uno de los puntos del orden del día.
¿Que ni siquiera tienes un orden del día? Mal empezamos. Los asistentes a una reunión deben conocer previamente de qué se va a hablar, y cuáles son los puntos que se van a tratar. No comiences una reunión sin que esto suceda. Y te puedo garantizar que es algo bastante habitual. He asistido a decenas de reuniones en las que ni siquiera sabía el “título” de la reunión. De qué se iba a hablar. Horrible. Nefasto. Patético.
Es una responsabilidad que recae en el convocante. En el que será el líder de la reunión. Si no lo haces, es algo que tienes que mejorar con urgencia. Crea convocatorias en las que figure el orden del día. Y asegúrate de que cuadras el número de puntos del orden del día con el tiempo establecido para la reunión. Porque otro tema que merece atención son esas convocatorias con veinte puntos que nunca, nunca, da tiempo a tocar los veintes. Y los últimos tres se hacen a toda prisa porque la gente está ya cansada de la reunión. Si te sucede esto, la convocatoria de la reunión es malísima y no estás liderándola bien. Así de claro.
Un buen líder establece un orden del día concreto para la reunión
c) Gestiona bien el tiempo de finalizar la reunión.
Lo más típico que yo he vivido: que ni siquiera se haya planteado una hora concreta para que la reunión llegue a su fin. Habitualmente se conoce a la hora a la que entras, pero no a la que sales. En las convocatorias se dice: Ven a una reunión a las 10, o a las 11, o a las 12. Pero no: Ven a una reunión que será de 10 a 11. O de 9 a 12. O lo que sea. Es decir, no se establece un tiempo de finalización de la reunión. Con lo cual las personas asistimos no podemos organizar eficazmente el resto de nuestra jornada, porque no sabemos a qué hora vamos a finalizar. O bien, si hay hora establecida, desconfiamos de que esa hora vaya a ser real.
No saber liderarla significa no saber organizar la conversación para que la reunión finalice según lo previamente establecido. Una persona que sabe liderar una reunión tiene en mente el tiempo de cada uno de los puntos. Interviene en la conversación para comunicar el tiempo asignado a cada punto, y por supuesto cierra la reunión en el horario previsto. Lo cual, si tú lo hicieses, garantizaría la satisfacción de todos los presentes. Pero es algo que, como digo, se echa en falta. Al menos en casi todas en las que he participado yo como invitado.
La clave número 2: Gestiona las divagaciones de los participantes.
Es seguro que la gente se va a ir por las ramas, y la gente va a querer entrar en debate, y la gente va a querer dar su opinión de lo que tiene que ver con la reunión, y de lo que no tiene que ver con la reunión.
Un buen líder mantiene el foco. Mantiene en mente en todo momento la finalidad última de la reunión y reconduce la conversación si se tratan temas que no son objeto de esa reunión en sí. No le importa generar la sensación de ser algo frío o directo interrumpiendo a la gente, pero al fin y al cabo sabe que su papel es contribuir a que en la reunión se alcancen los objetivos de la misma. En ese sentido, un líder de una reunión está más centrado en alcanzar los objetivos, que en ser especialmente cortés. Ojo, no estoy diciendo que hay que ser rudo o descortés. Se puede ser empático y asertivo sabiendo canalizar la conversación.
Con frecuencia, cuando se sientan un grupo de personas alrededor de una mesa para celebrar una reunión, o por internet, los primeros minutos se habla de temas personales, o del tiempo, o de fútbol o de otros aspectos no relacionados con la reunión. Esto suele ser algo propio de según que culturas. Por ejemplo, en países como Reino Unido o Alemania las conversaciones “fuera de tema” son muy breves, o no aparecen. Y se respeta bastante la puntualidad. Sin embargo en países de habla hispana las conversaciones previas a veces no tienen fin si alguien no decide exponer de una vez el primer punto de la reunión.
El líder debe saber concluir esta conversación previa con agilidad para centrar la atención en el aspecto que justifica la reunión. Y si todos o algunos de los participantes quieren charlar más, no está mal que lo hagan. Es más: está perfecto. Pero una vez finalizada la reunión. De ese modo los convocados que lo deseen pueden seguir con sus obligaciones del día.
La clave número 3: Establece conclusiones por escrito, acuerdos, así como responsabilidades de cada uno de los participantes de la reunión y plazos temporales en las que se va a supervisar la ejecución de esas responsabilidades.
Veámoslo:
La inmensa mayor parte de las reuniones en las que he participado han sido un espacio de debate en las que hemos tratado temas importantes para todos los asistentes. Hemos dado nuestro punto de vista. Hemos aportado ideas. Muchas de ellas eran sumamente interesantes. Valiosas. Y al finalizar la reunión no se tienen una idea clara y contundente de qué va a hacer realmente cada uno. De quién ha cogido el testigo de buscar esa información de la que se ha hablado. O de poner en marcha ese plan que todos convenían como “sumamente interesante”. Simplemente todos los convocados vuelven a su rutina diaria pero sin tener que darle cuentas a nadie de aquello que se ha tratado en la reunión.
Así pues, las reuniones deben finalizar con un plan de trabajo, o plan de acción. Es necesario. Las reuniones se celebran para algo. Y ese algo tiene que partir de lo que va a hacer cada uno de los reunidos.
Es necesario establecer un plan de acción
La persona encargada de liderar la reunión ha de centrar la conversación para llegar a unas responsabilidades personales concretas. Algo así como: “pues bien, en función de lo que hemos hablado, quién va a hacer XXXX y en qué plazo establecemos que se haga”. Y que ese compromiso tenga un reflejo por escrito. El responsable de acometer cada acción ha de recibir del líder una copia de esos compromisos y de los plazos acordados para llevarlos a cabo. Y el líder supervisará el cumplimiento en plazo de los mismos.
Para ello, el líder debe motivar a los asistentes para que vayan tomando nota de las ideas, los acuerdos y aquellas cosas que se asignan a cada uno. He participado en muchas reuniones en las que se trataban muchos puntos, y la persona que tenía luego que ejecutarlos no estaba tomando nota. Yo no sé si confiaba en su magnífica memoria, pero el resultado habitual coincidía con todos los pronósticos: Lo acordado no se hacía por completo.
Un líder de una reunión no acepta olvidos y excusas. Alienta a las personas para que vayan tomando notas. A que acepten compromisos. Y a que establezcan plazos concretos en los que se llevarán a cabo.
Una reunión es un espacio para generar sinergias. Para que la suma de las ideas y propuestas de todos los reunidos produzca un beneficio importante. Avances. Mejoras. Y esto se logrará si la reunión tiene un líder con buena formación. Un líder que conozca y aplique estas 3 claves. Ese líder generará influencia en los asistentes. Estará haciendo bien su trabajo.
Fernando Pena Vivero
Psicólogo en Valencia
y formador de alto impacto
fernando@cop.es
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