La formación continua: La importancia del seguimiento

La formación continua: La importancia del seguimiento

Formación continua: la importancia del seguimiento.

A lo largo de las últimas dos décadas he dedicado una buena parte de mi vida profesional a impartir formación continua para empresas. Puedo decir que he recorrido todo el abanico que abarca desde haber sido profesor en pequeñas empresas familiares, hasta grandes empresas del IBEX35.

Formación continua sin y con seguimiento

En todo este recorrido profesional me he encontrado dos tipos de formación, con las que te vas a encontrar tú también:

1.- Una de ellas se conoce como «píldora formativa». En esas formaciones el formador llega a la empresa para impartir unos contenidos concretos que le han sido solicitados. Los imparte mediante explicaciones teóricas, dinámicas, entrenamientos y casos prácticos. Los alumnos adquieren nuevos conocimientos tangibles. Pueden incluso ser evaluados sobre ellos mediante un examen o prueba. En ocasiones los alumnos evalúan también su satisfacción con ese curso. Y con ello esta acción formativa se daría como concluida. La formación finalizaría ahí.

2.- Una segunda modalidad contempla lo mismo que te comento en el punto uno, pero añade también una nueva fase, que se conoce como Fase de Seguimiento de la Formación. El seguimiento de la formación se realiza para verificar si los alumnos realmente han puesto en práctica los conocimientos adquiridos en el curso en su puesto de trabajo. Es decir, si existe lo que se conoce como «transferencia del conocimiento», que significa que los aprendizajes del curso se transfieren a su puesto de trabajo. Si los han aplicado.

Esta modalidad de formación con seguimiento se suele aplicar de la siguiente forma:

• Mediante una nueva sesión de formación, generalmente mucho más breve que la primera, en la cual los alumnos que han asistido a la primera sesión tienen que identificar situaciones en concreto en las que hayan aplicado los conocimientos del curso, e indicar qué resultados han encontrado en este tipo de aplicación en el puesto.
• Los alumnos manifiestan con qué dificultades se han encontrado.
• Los alumnos explican qué resultados esperan hallar con la continuación de esa aplicación.
• En esta sesión de seguimiento también podría haber un examen o una prueba para ver qué conocimientos del curso permanecen en la memoria de los alumnos.

Profesor de formación continua

Ejemplo de un seguimiento

Os pongo un ejemplo de una sesión de formación con fase de seguimiento. Hace unos meses finalicé un proceso de formación presencial en un hospital de Elche (Alicante). Impartí formación de atención al paciente a todo el equipo de recepcionistas del hospital. En esa formación expliqué y practicamos una serie de habilidades, como la escucha activa, la asertividad, o habilidades para resolver conflictos. Estas formaciones eran formaciones de 8 horas. Al cabo de 6 meses de esas formaciones se llevaron a cabo las sesiones de seguimiento.

La sesión de seguimiento consistió en una reunión de 2 horas en la que los alumnos tenían que explicar qué habían puesto en práctica y en qué situaciones lo habían hecho. Hablaron de los resultados encontrados partiendo de situaciones concretas.

Esta formación ya no solo sirvió para verificar que el curso les había servido realmente de mucho, sino que la sesión de seguimiento sirvió además para que los alumnos escuchasen a sus compañeros poner ejemplos de dónde habían aplicado esas habilidades. Algo que fue muy formativo también para esos alumnos que todavía no las habían puesto en práctica del todo. De ese modo vieron ejemplos concretos de cómo podían hacerlo.

Ventajas del seguimiento en la formación continua

Este seguimiento es de una grandiosa utilidad para las empresas porque:

• Motiva al alumno para aplicar los conocimientos adquiridos en el curso, dado que tiene la certeza de que va a ser evaluada esta puesta en práctica de la formación.  Si no hubiese un seguimiento sería algo similar a si quitásemos todos los radares de todas las carreteras y autopistas: Las personas tendrían el conocimiento de a qué velocidad máxima pueden conducir, pero muchos no aplicarían este conocimiento a su puesto de trabajo.
• El alumno se siente más satisfecho con la formación que recibe porque nota una mejoría en su trabajo gracias a la aplicación de dichos conocimientos.

¿Por qué las empresas NO suelen aplicar una fase de seguimiento?

A pesar de que las ventajas son grandiosas, es cierto que muy pocas empresas están interesadas en aplicar la fase de seguimiento. Es una realidad palpable con la que te vas a encontrar si empiezas a trabajar como formador en una organización.

El motivo fundamental es básicamente económico. Los seguimientos incrementan el coste total de la formación. A eso hay que sumar la necesidad de apartar a los trabajadores de su puesto de trabajo para asistir a la sesión de seguimiento.

Llevar a cabo este seguimiento supone un gasto más que añadir a la formación y una necesidad de reestructurar la plantilla para que dispongan de ese tiempo que requiere el seguimiento. Muchas empresas todavía ven este seguimiento como un gasto no justificado que desean ahorrarse, más que como una inversión para garantizar que el curso va a resultar de mucha utilidad. Por ese motivo, en nuestro Curso de formador de formadores le planteamos a nuestros alumnos que como docentes debemos de tener argumentos sólidos y de peso para mostrar la utilidad de esas sesiones de seguimiento. Y los departamentos de Recursos Humanos deberían apostar porque toda formación tenga esta fase incluida en su plan de formación continua.

Las empresas apostarán por invertir en esta fase de seguimiento si ven claro el ROI. El ROI es el retorno de la inversión, un término del que hablaré próximamente en otro artículo.

Formas de abaratar los costes del seguimiento

En algunas ocaciones la empresa se negará a invertir en el seguimiento a menos que tenga un coste más reducido. En estos casos, es preferible hacer un seguimiento a no hacer ninguno. Algunas opciones que he llevado a cabo que te propongo como consejos para estas situaciones son:

• Realizar los seguimiento por videoconferencia, abaratando los gastos de desplazamiento del formador, y alquiler de espacios si hubiesen sido necesarios.
• Hacer grupos de seguimiento recíproco interno, de tal manera que unos miembros del equipo consulten con otros miembros sobre la aplicación de lo aprendido.
• Que el seguimiento sea mediante cubrir un cuestionario que se envía al formador para su corrección. Es la opción más económica.

Fernando Pena Vivero
Psicólogo, formador
y conferenciante de alto impacto
fernando@cop.es